Als team virtueel assistenten moeten we veel schakelen: tussen klanten, afspraken, taken en soms ook tussen locaties. Het is dan ook van groot belang dat we goed onze agenda beheren. Zo kunnen we onze tijd zo efficiënt mogelijk indelen en optimaal benutten.

Bekruipt jou een onrustig gevoel wanneer je jouw agenda bekijkt? Je ziet een mismatch van vage afspraken, taken en aantekeningen. Je merkt dat je geen overzicht meer hebt. Je bent soms te laat of te vroeg voor je afspraken of je moet op het laatste moment nog gegevens opzoeken die je liever direct bij de hand had gehad.

Tijd besparen door efficiënt agendabeheer
Er zijn afspraken waar je echt niet om heen kunt en bepaalde taken die gewoon uitgevoerd moeten worden. Toch kun je er zelf veel aan doen om je agenda opgeruimd en overzichtelijk te houden. Dat werkt namelijk een stuk prettiger en zorgt ervoor dat je meer tijd over houdt voor leuke dingen.

Jij bent de baas over jouw agenda en niet andersom!

Hoe beheer je slim je agenda? 10 tips van een virtueel assistent:

• Plan vaste taken in op vaste dagen. Dit werkt heel prettig voor je eigen overzicht en dat van jouw collega`s (indien dit van toepassing is). Plan bijvoorbeeld de overlegmomenten in op dinsdag, administratieve taken op woensdag en taken buiten de deur op donderdag. Heb je iedere dag overlegmomenten? Dan kun je ervoor kiezen om die dagelijks op een vast tijdstip te plannen, bijvoorbeeld van 10:00 tot 12:00 uur.

• Zet je vrije tijd ook in je agenda. Plan bijvoorbeeld een uurtje pauze in tussen de middag. Als dit staat ingepland, dan is de kans groter dat je ook echt die pauze neemt! Hetzelfde kun je doen voor activiteiten buiten werktijd, zoals sport. Zou je wel zelfstandig willen sporten maar het komt er zo weinig van? Plan dan ook tijd vrij voor work-outs, ook al duren die twintig of dertig minuten.

• Gebruik kleuren in je agenda om categorieën aan te duiden. Dit lijkt heel simpel, maar is zeer effectief. Zo kun je aan het begin van de dag of de week in een oogopslag zien waar de nadruk op ligt.

• Zoek een passende agenda. Schrijf je graag de dingen op? Ga dan vooral op zoek naar een agenda die bij je past en de focus legt op de dingen die jij belangrijk vindt.

• Heb je de voorkeur voor een digitale agenda? Dan is het de moeite waard om een goede app te gebruiken, die zorgt voor een goed overzicht en je afspraken en taken snel kunt invoeren.

• Digitale agenda`s aan elkaar koppelen: koppel jouw agenda aan die van je collega`s. Zo is het makkelijk om samen een moment uit te kiezen of kun je bij afwezigheid afspraken voor elkaar inplannen. Hetzelfde kun je doen voor je privé situatie. Koppel jouw agenda aan die van je familieleden en het inplannen van een familiediner was nog nooit zo eenvoudig.

• Je agenda is geen takenlijst, maar een overzicht van afspraken of werkzaamheden. Zet een uurtje e-mailberichten verwerken of een telefonische afspraak gerust in je agenda. Maar zorg ervoor dat je de to do`s uitsplitst op een apart lijstje en daarmee je agenda niet `vervuilt`.

• Probeer je taken en je afspraken realistisch in te plannen. Zorg ervoor dat je ruim de tijd hebt en vergeet niet bij een afspraak ook de voorbereidings- of reistijd in te plannen. Liever te veel tijd inplannen, dan dat je alsnog moet haasten.

• Het lijkt een simpele tip, maar toch is het iets om rekening mee te houden: wanneer je een afspraak buiten de deur inplant, kijk dan goed naar de locatie. Misschien kun je verschillende afspraken op locaties dichtbij elkaar op dezelfde dag inplannen. Dat kan veel (reis) tijd schelen!

• Durf prioriteiten te stellen: kijk naar de belangrijkheid van jouw afspraken. Is er echt een aparte afspraak nodig of kan het sneller afgehandeld worden via bijvoorbeeld een e-mail, telefonisch gesprek of een online call? Natuurlijk is het gezellig om persoonlijk bij te praten, maar wellicht kun je de frequentie van de afspraken terugbrengen. Kijk hierbij naar jouw eigen grenzen en prioriteiten en geef deze duidelijk aan bij de ander.

Het is een kwestie van uitproberen wat precies goed werkt voor jou. Begin gewoon met een kleine aanpassing en voer deze consequent door.

Heb je het idee dat je vaak achter de feiten aanloopt en jouw agenda de baas is over jou in plaats van andersom? Wij helpen je graag met het structureren van je agenda en het aanbrengen van balans en rust in jouw (werk) dagen.

Neem gerust contact met ons op om te kijken wat we voor je betekenen. We maken graag plek voor je in onze agenda.

Het team van To Assist, Grenzeloze Dienstverlening
Lianka Vermeulen en Hannie Aalbrechtse
W: www.tagd.nl
E: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
T: +31 164 743 130

#ondersteuning #groei #virtueleassistenten #samenwerken #administratie #secreatieel #onlineondersteuning #online #agendabeheer #planning